Videokonsultation
Krav til software
Mulighed for videokonsultation igennem XMedicus EPJ blev introduceret i version 3.2.73. Modulet fungerer sammen med de mest almindelige browsere (både på mobil og desktop).
Det er en forudsætning at alle deltagere har givet deres egen browser adgang til at benytte enhedens mikrofon og kamera. Hvis der ikke er adgang til disse funktioner fra den valgte browser kan modulet heller ikke få adgang til enhedens kamera- og lydfunktioner.
Den fulde liste af understøttede webbrowsere kan findes her.
Oprettelse
For at oprette en booking som en videokonsultation skal det være indstillet på behandlingen.
Det kan indstilles via stien: Rediger -> Indstillinger -> Behandling -> [Behandlingens navn].
Som udgangspunkt skal der være sat hak ud for 2 indstillinger på behandlingen: “Tillad videomøde” og “Dette er altid et videomøde“. Hvis der kun er sat hak ud for den første indstilling, betyder det at bookingen som udgangspunkt skal foregå ved fysisk fremmøde, men at der i nødstilfælde kan afholdes et videomøde (hvis patienten f.eks er forhindret i at møde op).
Til de aftaler som kun har hak ved “Tillad videomøde”, kan man stadig åbne videomøde-vinduet ved at højreklikke på aftalen i kalenderen og vælge “Videomøde”. Se afsnit om adfærd ved dobbeltklik for at se hvordan bookinger opfører sig, når behandlingen har begge hak som indstillinger.
Skabelonens #tag# for patientens link
Til indkaldelsesbreve kan der nu anvendes et nyt skabelon-tag som indeholder patientens link til mødet:
| Patientens link | #VideoMeetingUrl# |
Skabelon til automatisk SMS
Der sendes en automatisk sms til patienten 10 min før mødet på behandlinger som har hak ud for begge indstillinger til videomøde. Der er oprettet en config (indstilling), som kan pege på en skabelon til denne sms. Config skal bruge den ønskede skabelons id.
| config | video.meeting.sms_template_id |
Bookingens adfærd efter oprettelse
Når der dobbeltklikkes på en aftale/booking fra kalenderen eller via dagens patienter vil der ske følgende baseret på om aftalen er sat op til at være et videomøde:
| Ved dobbeltklik på: | ( Samme dag ) | ( Ikke på dagen ) |
| En almindelig aftale | Popup til ændring af bookingens status | Patientens Forside |
| Et Videomøde | Popup med start af videomøde | Patientens Forside |
Hvis der på dagen dobbeltklikkes på en almindelig aftale, vil denne popup blive vist. Her er det muligt at sætte status for aftalen til “under behandling“.
Dette er ikke tilfældet for videomøder, da fremmøde først kan registreres igennem mødets afholdelse.
Det er altid muligt at åbne videomøde-vinduet ved at højreklikke på aftalen i kalenderen og vælge “Videomøde”.
Afholdelse
Videomøder skal startes fra videomøde-vinduet i EPJ og bliver derefter afholdt via en webbrowser.
Popupvindue for videomøde
Hvis der dobbeltklikkes på et videomøde i Tidsbestillingen, på Patientens Forside eller via Dagens Patienter på selve dagen for afholdelse , vil vinduet for mødet åbne. Her er det muligt at:
- Starte videomødet
- Åbne Patientens Forside
- Åbne et nyt journalnotat
- Sende links til patienten
Redigering af aftalen
Hvis selve aftalen skal redigeres kan det gøres fra kalenderen med højrekliksmenuen – ligesom på en almindelig aftale.
Start videomøde
Det er kun den primære behandler på en aftale, som kan starte mødet. For alle andre vil knappen være inaktiv.
Ved tryk på knappen “Start videomøde (åbner i browser)” åbnes et link til mødet. Der anvendes altid enhedens standard browser: f.eks Chrome, Safari eller Edge.
Linket som åbner er behandlerens – det link som kan sendes til patienten er et andet link.
Send link til patienten
Ved tryk på knappen “Send link…” sendes linket som SMS til patienten med den indstillede SMS-skabelon. Det er dog ikke nødvendigt at sende manuelt eftersom der automatisk sendes en sms til patienten 10 minutter før mødets start som indeholder et direkte link til mødet. Det antages at denne funktion kun bruges i tilfælde hvor det ikke var planlagt at afholde mødet digitalt eller fordi den automatiske sms fejlede.
Desuden kan indkaldelsesbrevet også indeholde linket via det tilhørende #skabelon-tag.
I fremtidige versioner bliver det også muligt at sende linket til patientens email. I første omgang er det kun sms.
Under mødet
Det anbefales at der anvendes flere skærme eller en stor skærm til at afholde møder – på den måde kan XMedicus være åbent samtidig med patientens videofeed. Hvis dette ikke er muligt må behandleren skifte imellem vinduer undervejs f.eks. for at skrive journalnotat.
I bundlinjen af XMedicus’ hovedvindue vil der blive vist et ikon for at mødet er blevet sat igang – ved klik på dette ikon, vil videomøde-vinduet blive åbnet/ligge sig øverst.
Når mødet er startet skifter knappen til rød. Linket kan ikke åbnes flere gange fra XMedicus – dette forhindre at mødet bliver åbnet på flere faneblade samtidig.
Husk at sætte hak for deltagelse!
Det er behandlerens opgave at kontrollere at patienten har deltaget – til formålet er der en tjekboks, som skal hakkes til, når patientens identitet er bekræftet. Behandlerens eget hak bliver sat automatisk når mødet startes.
I browseren
For behandleren vil toolbaren se ud som det gør for patienten. Der er mulighed for at indstille egen deling af lyd og video. Under flere indstillinger (…) kan der også opsættes baggrund og ændring af det viste navn.
Det er også muligt at chatte i browseren, men vær opmærksom på at chatten ikke logges i XMedicus og at den kun bør anvendes som supplement til kommunikationen.
Afslut møde
Mødet afsluttes af behandleren via browseren. Dette kan gøres ved enten af “lægge på” med den røde knap eller ved blot at lukke fanebladet i browseren.
Det øjeblik behandlerens forbindelse til mødet afbrydes vil mødet også blive afsluttet.
I XMedicus logges det hvornår konsultationen startede og sluttede samt hvem der deltog. Det vil fremgå i videomøde-vinduet efter mødet er slut:
Genstart af møde
Hvis mødet blev afsluttet ved et uheld, kan det genoptages fra XMedicus på samme måde som når mødet startes. En popup vil advare brugeren først, så mødet ikke genstartes ved en fejl. Varighed og sluttid vil blive opdateret når mødet afsluttes igen. Vær opmærksom på at varighed blot er en udregnet værdi baseret på start og sluttid.
Patientens oplevelse
Udover indkaldelsesbrevet (som kan opsættes til at indeholde link til mødet), vil patienten modtage en sms med linket 10 minutter før mødets start. Patienter kan deltage i mødet på enhver enhed der har en webbrowser.
SMS til patienten
Når patienten klikker på linket, vil det åbne i deres standardbrowser på deres mobile enhed. Det samme link kan også åbnes på en computer eller tablet.
Eksempel på mobil
- Hvis mødet er startet vil patienten kunne se og høre behandleren.
- Hvis mødet endnu ikke er startet vil der blive vist en besked på skærmen, hvor der står at mødet endnu ikke er startet og at behandleren endnu ikke er ankommet.
- Patienten har adgang til at styre om der skal anvendes kamera og mikrofon.
- Hvis patienten lukker browservinduet undervejs, kan de blot tilgå linket igen – såfremt behandleren stadig er i mødet/har sit link åbent i browseren.
Hvis patienten kommer til at trykke på XMedicus-logoet i øverste venstre hjørne, vil en guide åbnes på et nyt faneblad. På en mobil kan der kun være 1 aktivt faneblad ad gangen. Det betyder at patientens kamera måske pauseres imens de er på andre faneblade. Guiden kan dog lukkes igen med et enkelt klik.
Fremtidige funktioner
Såfremt der er flere deltagere i mødet end patienten (f.eks. et familiemedlem) er det fra videomøde-vinduet også muligt at tilføje information om ekstra deltagere. Man skal i så fald udfylde rolle, f.eks. ægtefælle, samt navn.
Forestiller man sig at der afholdes en videokonsultation om en patient, men uden deltagelse af patienten selv skal man naturligvis undlade at sætte hak i tjekboksen ud for patienten men blot tilføje de deltagere der ellers måtte være til stede.